第1条（目的）
この規程は、同窓会が扱う会員名簿の管理について定めることを目的とする。
第2条（対象）
対象となる名簿は、デジタルデータ、紙によるデータ等、形式は一切問わず対象とする。
第3条（責任者）
名簿管理責任者は会長とする。
1. 名簿管理責任者は、名簿管理者を任命しなければならない。
2. 名簿管理責任者は、名簿管理者が適正に管理していることを確認する。
第4条 （管理者）
名簿データを管理するために名簿管理者を置く。名簿管理者は更新および保管を行う。
第5条（保管）
名簿データは、名簿管理者が管理する。
1. デジタルデータの保管については、個々のファイルにパスワードを設定する。
2. デジタルデータの保管は、安易に USBメモリ、メモリカード等の小型の媒体で行わないこと。
3. 作業中のデジタルデータは、作業後は速やかに消去すること。
第6条（名簿の収集）
同窓会の行事等で収集した会員データは、速やかに名簿管理者に渡すこと。
1. 総会/懇親会の受付名簿
2. 総会/懇親会の返信および宛名不明
3. 梨香祭の来場者名簿
4. 新幹事名簿
5. 会員住所変更届
6. 同期会|クラス会等から提供された名簿
7. その他
第7条（データの提供）
データの提供について下記の要請があった場合は、名簿管理者が確認のうえ対応する。
1. 委員会での使用については、委員長より名簿管理者へ要請する。
2. 会員から要請があった場合は、要請している会員の連絡先が判明していることを必要とする。
3. 名簿提供理由については、同期会、クラス会に限る。
4. 学校から要請があった場合は、理由を確認した後に名簿を提供することができる。
5. 会員以外からの要請については、如何なる理由があろうとも会員名簿の提供をすることはできない
第8条(改廃)
本規程の改廃については役員会の承認を得、理事会出席者の3分の2以上の賛成をもって議決する。
付 則 本規程は令和2年1月26日より施行する。
令和2年1月26日制定